tugas rangkuman bab 2 komunikasi bisnis

bab 2

berkomunikasi dalam kelompok kecil dan tim

1. MENGAPA KELOMPOK DAN TIM DIBENTUK.

Kelompok dan Tim dapat sangat efektif dalam menyelesaikan masalah. Organisasi membentuk kelompok dan tim untuk keputusan yang lebih baik, respon lebih cepat, meningkatkan produktifitas lebih besar, mengurangi penolakan terhadap perubahan, meningkatkan moral, dan mengurangi risiko.

Tetapi meskipun popularitas kelompok dan tim sekarang meningkat . Ada juga beberapa perusahaan menolak tim karena dapat memperlambat keputusan, melindungi pekerja dari tanggung jawab, dan mengurangi produktifitas.

2. MEMBANDINGKAN KELOMPOK DAN TIM.

Meskipun kelompok dengan tim mirip, namun keduanya identik. Kelompok adalah kumpulan tiga atau lebih individu yang memandang diri mereka sebagai sebuah kelompok tetapi yang mungkin bekerja secara independen untuk mencapai tujuan organisasi. Contoh, anggota departemen periklanan dalam suatu perusahaan adalah sebuah kelompok, dan pimpinan mereka seorang menejer.

Tim adalah sekelompok individu yang berinteraksi sepanjang waktu untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai contoh sebuah satuan kerja yang dibentuk untuk meningkatkan penjualan dalam suatu wilayah tertentu adalah sebuah tim.

Sebuah kelompok bisa bekerja secara independent, tetapi sebuah tim harus beriteraksi.

3. MEMAHAMI PERKEMBANGAN TIM DAN PERANANYA.

a) Perkembangan Tim.

Menurut psikolog B.A Tuckman, ada empat tahap perkembangan tim, yaitu, meliputi pembentukan (forming), prahara (storming), penormaan (norming), dan pelajsanaan (performing).

ü Pembentukan (forming).

Pda tahap ini, setiap individu saling berkenalan satu sama lain, mencari kesamaan dan berusaha menjalin ikatan.

ü Prahara (storming).

Pada tahap kedua, anggota mendefinisikan peran dan tanggung jawab, ,menentukan bagaimana mencapai tujuan, dan menetapkan aturan yang mengatur cara mereka berinteraksi. Sayangnya , tahap ini sering menghasilkan komflik, yang mengakibatkan prahara.

ü Penormaan (norming).

Pada tahap ini, ketegangan mereda, peran menjadi jelas, dan imformasi mulai mengalir di antara anggota.

ü Pelaksanaan (performing).

Pada tahap ini, sebagian kelompok tidak pernah mencapai tahap akhir pelaksanaan. Namun bagi kelompok yang bertahan pada tiga tahap pertama, tahap akhir adalah sangat memuaskan.

Para anggota telah mengembangkan langkah dari bahasa yang sama. Mereka membangun loyalitas dan kemauan untuk menyelesaikan semua masalah, penyelisihan tidak lagi merusak, dan anggota terus bekerja sama tampa rasa dendam.

b) Peran Tim dan Kelompok.

Peran tim dapat dikelompokan dalam tiga katagori, yaitu ;

  • Peran tugas (task roles), adalah peran yang membantu kelompok mencapai tujuanya.
  • Peran hubungan (relationship roles), adalah memfasilitas kelancaran berbagai fungsi kelompok.
  • Peran disfungsional (dysfunctional roles), adalah peran yang menghalangi sebuah kelompok untuk bergerak mencapai tujuanya.

c) Mengatasi Konflik dan Pendapat Kelompok.

Ada dua jenis komflik yang harus dihadapi, yaitu ;

  • Komflik kognitif (cognitive conflict)

Konflik kogntif berpusat pada isu-isu serta dianggap sehat dan fungsional. Konflik ini memunculkan diskusi dan merangsang pemikiran kritis. Hal itu membuat anggota tim terlibat saat mereka memeriksa, membandingkan, dan mendamaikan perbedaan mereka.

  • Konflik efektif (affective conflict)

Konflik efektif berpusat pada perasaan dan kepribadian serta bersifat merusak. Konflik ini memecah belah dan tidak bermamfaat, sehingga cenderung emosional berfokus pada orang, bukan pada hal-hal yang substantive.

Tampa konflik dan diskusi yang bebas, tim bias gagal dan menjadi korban pendapat kelompok. Pendapat kelompok berarti bahwa anggota tim setuju tampa memeriksa alternative atau mempertimbangkan rencana kontinjensi. Tim yang efektif menghindari pendapat kelompok dengan mendorong keberagaman tim dalam hal umur, jenis kelamin, latar belakang, pengalaman, dan pelatihan. Mereka mendorong diskusi terbuka, mencari imformasi relevan, menilai banyak alternative, mmikirkan bagaimana sebuah keputusan akan dilaksanakan, dan menyusun rencana kontinjensi kalau keputusan tidak dapat dilaksanakan.

d) Mencapai Keputusan Kelopok.

Ada lima metode yang efektif untuk mencapai keputusan sebuah kelompok.

  • Mayoritas, anggota kelompok mengambil suara dan yang mayoritas akan menang. Metode ini menghasilkan keputusan yang cepat tetapi meninggalkan minoritas yang tidak bertekat untuk melaksanakan keputusan.
  • Konsensus, diskusi berlanjut sampai semua anggota tim mengemukakan pendapat mereka, dan akhirnya bersepakat. Metode ini menghabiskan waktu, tetapi menghasilkan diskusi yang kreatif dan bermutu tinggi serta umumnya memproleh komitmen dari semua anggota untuk melaksanakan keputusan tersebut.
  • Minoritas, secara khusus sebuah subpanitia menyelidiki dan membuat rekomendasi tindakan. Metode ini berguna ketike seluruh kelompok tidak dapat berkumpul bersama untuk mengambil keputusan atau ketika tenggang waktunya singkat.
  • Menyeimbangkan, anggota tawar-menawar, berembuk, membujuk, dan bernegosiasi untuk mencapai suatu posisi pertengahan, yang seiring membutukan kompromi. Metode ini pendapat dari anggota yang paling tidak berkualitas mumgkin membatalkan pendapat dari yang paling berkualitas.
  • Otoritas dan diskusi, pemimpin, atasan, atau menejer mendengarkan ide-ide anggota tim, tetapi keputusan akhir adalah haknya. Metode ini mendorong diskusi yang hidup dan menghasilkan pengambilan keputusan partisipatif.

4. KARAKTERISTIK TIM YANG BERHASIL.

Para pakar berpendapat bahwa tim yang efektif mempunyai beberapa atau semua karakteristik berikut ini ;

  • Ukuran kecil, keahlian beragam.

Tim yang efektif mempunyai antara 2 sampai 25 anggota, meskipun 4 atau 5 anggota adalah jumlah optimal untuk banyak proyek. Untuk menghasilkan kepueusan yang lebih kreatif, tim umumnya mempunyai anggota wanita dan pria yang berbeda dalam usia, latar belakamg social, pelatihan, dan pengalaman. Maka dengan keberagaman tersebut, dapat menghasilkan solusi inovatif dengan penerapan yang lebih luas dari pada tim yang homogen.

  • Persetujuan pada tujuan.

Tim yamg efektif dimulai dengan sebuah tujuan.

  • Perstujuan pada prosedur.

Tim terbaik membuat prosedur untuk memandu mereka. Menetapkan tujuan, peran dan tugas, meminta semua anggota untuk berkontribusi dalam kerja tim.

  • Kemampuan untuk menghadapi komflik.

Sebuah rencana yang lebih baik adlah mengenali komflik dan menemukan akar permasalahan secara terbuka. Keputusan yang baik adlah berdasarkan consensus semua anggota.

  • Menggunakan teknik-teknik komunikasi yang baik.

Tim terbaik bertukar imformasi dan menyampaikan ide-ide secara bebas dalam lingkungan imformal.

  • Kemampuan untuk bekerja sama dan bukan bersaing.

Anggota tim yang efektif sungguh-sungguh berminat untuk mencapai tujuan tim dan bukan untuk mendapat pengakuan individu.

  • Menerima tanggung jawab etis.

Tim yang etis harus mewakili pandangan organisasi dan menghargai imformasi rahasia perusahaan.

  • Kepemimpinan bergilir.

Tim yang efektif sering tidak memiliki pemimpin formal. Malahan, kepemimpinan bergilir pada anggota yang mempunyai keahlian yang sesuai sementara berkembang dan bergerak dari satu tahap ke tahap lain. Pendekatan ini dapat mencapai keterlibatan dalam keputusan tim, meningkatkan moral, serta meminimalkan sakit hati dan mengurangi perselisihan.

5. DAFTAR PERIKSA UNTUK MEMBANGUN EFEKTIFITAS TIM.

ü Bentuk tim yang kecil. Tim dengan anggota yang lebih sedikit lebih efesien dan efektif disbanding tim yang lebih besar.

ü Dorong keberagaman. Tim yang inovetif mempunyai anggota yang berbeda dalam usia, jenis kelamin dan latar belakang.

ü Aasah ketrampilan komunikasi yang baik. Anggota tim yang efektif mau dan mampu untuk mengartikulasikan ide-idenya secara jelas dan singkat, memahami isyarat non verbal, dan mendengar dengan aktif.

ü Meningkatkan suasana komunikasi yang terbuka. Tim adalah paling produktif ketika anggotanya saling percaya satu sama lain dan merasa bebas untuk mendiskusikan semua sudut pandang secara terbuka.

ü Dorong kerja sama dan minmalkan persaingan. Berbagi imformasi dalam bekerja untuk mencapai tujuan lebih penting dari pada bersaing sama angota untuk mencapai tujuan individu.

ü Kepeminpinan bergilir. Anggoto-anggota yang paling ahli harus memimpin pada waktu tertentu selama perkembangan proyek.

ü Menciptakan rasa keadilan dalam pengambilan keputusan. Tim yang efektif menelesaikan masaah tampa memaksa anggotanya kedalam suatu situasi menang kalah.

ü Ringankan suasana. Tim yang paling berhasil biasanya menghadapi tugasnya dengan serius, tetapi juga menyisipkan humor untuk menghidupkan kerja tim.

ü Terus menerus menilai kinerja. Tim harus membuat daftar periksa sepanjang waktu untuk menentukan apakah mereka telah memenuhi sasaran dan menyesuikan prosedur jika kemajuan belum memeuaskan.

6. MENGORGANISASIKAN LAPORAN TERTULIS DAN PRESENTASI LISAN TIM.

Tujuan sejumlah tim untuk presentsi lisan adalah untuk meluncurkan produk baru atau memenangkan sebuah kontrak besar. Tujuan lainya adalah menyelidiki suatu masalah dalam mengajukan rekomemdasi kepada pembuat keputusan dalam sebuah laporan.

Panduan untuk Penulisan dan Presentasi Lisan Tim.

Ø Persiapan untuk bekerja sama.

· Tunjuk seorang pemimpin rapat untuk merencanakan dan melaksanakan rapat, seorang pencatat, dan seorang penilai.

· Putuskan apakah tim anda akan diatur dengan consensus, oleh suara mayoriyas, atau dengan metode lain.

· Bandingkan jadwal semua anggota tim untuk menyusun waktu rapat yang paling baik.

· Diskusikan nilai komflik. Komflik paling berguna ketika anggota dipersilakan untuk mengungkapkan semua pendapatnya.

· Diskusikan bagaimana tim akan menangani anggota yang tdak melakukan tugasnya.

Ø Merencanakan Laporan atau Presentasi.

  • Tetapkan tujuan spesifik dari laporan atau presentasi.
  • Putuskan format akhir, mis. untuk laporan, tentukan ringkasan pelaksana, gambar, dan lampir. Untuk Presentasi, tetukan bagian-bagianya, panjangnya dan grafiknya.
  • Diskusikan audiensi dari produk tersebut dan pertanyaan-pertanyaan apa yang ingin dijawab dalam laporan atau presentasi lisan anda. Untuk laporan pertimbangkan hal tertentu yang mungkin untuk tujuan tersebut.
  • Susun sebuah runcana kerja, tetapkan tugas-tugas, tentukan tenggang waktu. Untuk presentasi kerjakan tepat waktu untuk isi dan pengembangan kreatif sama seprti seragkain latihan.
  • Untuk presentasi lisan berikan tiap anggota tugas tertulis yang merinci tanggung jawabnya untuk mencari bahan, membuat figure, menyusun materi pembahasan, membuat transisi antar bagian, meninjau ulng tugas.
  • Untuk laporan tertulis putuskan bagaimana dokumen akhir akan disusun.

Ø Mengumpulkan Imformasi.

· Berembuk mencari ide-ide.

· Tentukan topik-topik.

· Tetapkan tenggang waktu untuk pengumpulan imformasi.

· Diskusikan cara-cara untuk memastikan keakuratan imformasi yang dikumpulkan.

Ø Megelola, Menulis dan Merevisi.

· Tinjau kembali susunan laporan akhir atau presentasi.

· Susun draf pertama dari laporan tertulis atau presentasi.

· Sering mengadakan pertemuan untuk membahas dan merevisi draf atau melatih presentasi.

· Bila masing-masing orang mengerjakan bagian berbeda dari sebuah laporan tertulis, tunjuk satu orang untuk mengoordinasikan semua bagian.

· Untuk presentasi lisan pastikan setiap anggota membuat sebuah penghubung ketopik penyaji berikutnya dan memasukkanya dengan mulus.

·

Ø Perbaiki, Latih, dan Evaluasi.

  • Untuk laporan tertulis, beri seseorang tanggung jawab untuk menemukan dan membetulkan kesalahan tata bahasa dan mekanis.
  • Untuk laporan tertulis, bertemulah sebuah kelompok untuk mengevaluasi dokumen akhir.
  • Untuk presentasi lisan, tugaskan seseoarang untuk menggabungkan berbagai berkas, melakukan pemeriksaan ejaan, dan memeriksa keseluruhan presentasi untuk konsinstensi rancangan, format, dan kosakata.
  • Jadwalkan setidaknya lima kali latihan.
  • Jadwalkan latihan terakhir dengan seorang audiensi setidaknya dua hari sebelum presentasi sungguhan.

7. MERENCANAKAN DAN BERPARTISIPASI DALAM RAPAT YANG PRODUKTIF

Teknik-teknik Untuk Merencanakan dan Melaksanakan Rapat Yang Berhasil.

a. Memutuskan Apakah sebuah Rapat Perlu Diadakan.

Perlu sebuah rapat diadakan apabila topiknya penting, tidak dapat ditunda, dan memerlukan ide-ide. Jika aliran informasi hanya satu arah dan tidak ada umpan balik, maka tidak perlu menjadwalkan sebuah rapat.

b. Memilih Peserta.

Jumlah peserta rapat ditentukan oleh tujuan rapat tersebut, jika tujuan rapat adalah motivasional maka jumlah peserta tidak terbatas. Tetapi jika rapat untuk mengambil keputusan sebaiknya melibatkan paling banyak lima orang.

c. Menyalurkan Informasi Terkini.

Sebelum memulai sebuah rapat, distribusikan agenda topik yang akan dibahas, dan juga sertakan semua laporan atu materi yang harus dibaca oleh peserta sebelumnya.

d. Memulai Rapat.

Mulailah rapat tepat waktu dan bukan dengan pendahuluan singkat. Seperangkat aturan dasar, umumnya mencakup dating tepat waktu, berkomunikasi secara terbuka, bersikap sportif, mendengar dengan cermat, berpatipasi penuh, menghadapi komflik dengan jujur, dan mengikuti agenda.

e. Melakasanakan Rapat.

Pemimpin rapat harus menjaga rapat tetap dijalur dengan menghindari isu-isu yang membelokkan kelompok.

f. Mencatat Informasi.

Ketika rapat nsedang berlangsung pastikan setiap menit direkam untuk mengecek konsistensi informasi dan untuk disalurkan kepada pihak yang berkepentingan.

g. Menangani Konflik.

Konflik adalah almiah dan bahkan diharapkan, tetapi dapat menyebabkan kekakuan dan kesulitan. Biasanya konflik muncul ketika informasi yang disampaikan salah dipahami. Pada saat itulah pemimpin meminta anggota yang berkonflik membeberkan kasus lengkap dihadapan kelompok.

h. Menangani Anggota Kelompok yang Disfungsional.

Untuk mengendalikan perilaku disfungsional, pemimpin tim harus menetapkan aturan dan menempatkan persoalan anggota tim secar strategis.

Ada beberapa cara yang bisa membantu pemimpin mengendalikan anggota kelompok :

  • Nyatakan aturan-aturan dalam kalimat terbuka.
  • Tempatkan anggota yang potensial untuk disfungsional ditempat yang strategis.
  • Hindari kontak mata langsung.
  • Berikan tugas khusus kepada anggota yang difungsional.
  • Minta anggota untuk berbicara dalam urutan tertentu.
  • Monopoli interupsi.
  • Dorong para pendiam.
  • Beri pujian dan dorongan kepada para pengganggu, penghalang, dan pendiam.

i. Mengakhiri Rapat Dengan Sebuah Rencana.

Pemimpin harus meringkas semua yang telah diputuskan, siapa yang melakukan apa, dan kapan sebelum mengakhiri rapat.

j. Menindak Lanjuti Dengan Aktif.

Notulen harus disebarkan dalam beberapa hari setelah rapat dan menindak lanjuti dengan mengingatkan peserta mengenai tugas mereka.

8. DAFTAR PERIKSA UNTUK MERENCANAKAN DAN BERPASITIPASI DALAM RAPAT YANG PRODUKTIF.

a. Sebelum rapat

ü Pertimbangan altenatif-altenatif.

ü Mengundang orang-orang yang tepat.

ü Distribusikan sebuah agenda.

b. Selama rapat

ü Mulai tapat waktu dan kemukakan agenda rapat.

ü Tunjuk seorang seketaris dan pencatat

ü Dorong partisipasi yang seimbang

ü Hadapi konflik dengan jujur

ü Ringkas setiap diskusi

c. Mengakhiri rapat dan menindak lanjuti.

ü Tinjau kembali keputusan rapat

ü Distribusikan notulen rapat.

ü Ingatkan pesarta tantang poin tindakan

9. MENGUNAKAN GROUPWARE UNTUK MENGELOLA PROYEK, MEMFASILITASI RAPAT DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Groupware adalah peranti lunak yang memfalitasi kegiatan kelompok.sistem groupware generasi pertama mencakup berbagai keistimewaan system peranti lunak pemilik seperti lotus notes. System groupware generasi kedua menggunakan web, yang memungkinkan setiap penguna mendapatkan akses penggunaan setiap computer asalkan computer tersebut mempunyai akses internet.

Groupware memiliki tiga fungsi penting:

ü Manajemen proyek

Membantu anggota tim, pemasok, pakner, dan pihak lain yang berjahuan untuk menjelaskan tujuan proyek, menetapkan tenggang waktu dan mengaktisifasi kendala

ü Mengfasilitasi rapat.

Pada decade yang lalu koferensi video memungkinkan kelompok yang terpisah untuk bertemu secara elektronik. Pada keferensi ini menggabungkan teknologi audio, video dan jaringan komunikasi.

ü Koferensi video laptop

yang menggabungkan pc dengan teknologi audio, video dan komunikasi dari computer pribadi. Komferensi ini menggunakan web untuk mengurangi biaya pertemuan elektronik.

ü Pendukung keputusan.

Pendukung keputusan menawarkan sejumlah keuntungan yang melebihi tatap muka, seperti kesetaraan partisipasi, anggota kelompok tidak bias lagi memonopoli waktu yang tersedia.

About these ads

~ by iazz on March 20, 2009.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: